PG 01 Analisi di mercato, offerta e contratto

ANALISI DI MERCATO

PROGETTAZIONE E RISORSE

Contratto

SCOPO DELLA PROCEDURA

Scopo della presente procedura è la formalizzazione dei processi sotto riportati, le relative modalità operative e le responsabilità definite dal Consorzio Naos: 

• L’individuazione di opportunità di mercato 

• La progettazione  

La redazione di un’offerta 

Il riesame dei contratti  

CAMPO DI APPLICAZIONE  

La presente procedura viene applicata a tutte le attività relative all’analisi di mercato, alla identificazione dei soggetti affidatari del servizio, alla progettazione e alla redazione del piano delle risorse, alla predisposizione di un’offerta e alla definizione di un contratto.  

La procedura PO 01 è applicata da tutte le funzioni coinvolte in queste attività, a cominciare dall’ufficio gare e alla Direzione del Consorzio Naos, fino alle consorziate che adottano il SGI o le consorziate affidatarie di servizi.  

RESPONSABILITÀ  

Responsabile della procedura e delle sue modifiche è la Direzione del consorzio NAOS con i rappresentanti della Direzione delle cooperative che adottano il SGI. 

Responsabile di recepire le proposte di modifica è la Direzione. 

Responsabile della diffusione della stessa e della sensibilizzazione di tutto il personale da essa coinvolto è la Direzione. 

RIFERIMENTI E DOCUMENTAZIONE INTEGRATIVA  

• Manuale Integrato sistema di gestione 

• M1 S PG 01 Pianificazione della progettazione e dell’offerta 

• M2 S PG 01 Modulo di sopralluogo  

• M3 S PG 01 banca dati associati 

• M4 S PG 01 Scheda appalti 

DEFINIZIONI ED ACRONIMI  

PG: procedura di gestione  

S: area servizi, ovvero settore 35 e settore 38F, quindi non applicabile al settore 37, denominato F. 

SGI: Sistema di gestione integrato qualità settori 35-37-38 

RSGI: Responsabile sistema di gestione integrato 

Affidatari del servizio: sono le cooperative che hanno aderito il consorzio e conseguito l’accreditamento da parte dello stesso, e pertanto qualificati come potenziali soggetti affidatari del servizio   

Committente: è l’Ente che eroga il pagamento del servizio erogato 

Cliente: il fruitore del servizio erogato 

Predisposizione delle ricerche e primo screening  

L’ufficio gare si avvale di Telitel.it, società che si occupa di segnalare, tramite sito internet e e-mail pushing, opportunità di appalti nei diversi settori.  

La responsabile dell’Ufficio Gare predispone il sistema di selezione delle segnalazioni tramite i filtri attivabili tramite sito: 

• Regione  

• Settore 

• Entità dell’appalto 

Eventuali altre segnalazioni di appalti possono essere segnalate attraverso altri canali: 

• Inviti diretti a partecipazione di gara da parte di  Comuni, Province o altri enti; 

• quotidiani quali “il sole 24 ore”, “Italia Oggi”  o riviste specializzate; 

• incontri con i referenti della rete del territorio. 

Il primo screening comporta la lettura rapida dei principali aspetti rilevanti del capitolato di gara, per una prima valutazione dell’opportunità.  

Se questa prima analisi da esito positivo, si passa alla fase successiva. 

Le grandi storie hanno personalità. Valuta l'opportunità di raccontare una grande storia che esprime carattere. Scrivere per i potenziali clienti una storia con personalità aiuta a stabilire una relazione. Questo si evidenzia nei piccoli dettagli come la scelta delle parole o delle frasi. Scrivi usando il tuo punto di vista, non l'esperienza di qualcun altro.

Le grandi storie sono per tutti, anche se sono scritte per una sola persona. Se cerchi di scrivere per un pubblico ampio e generico, la tua storia suonerà finta e senza emozione. Nessuno sarà interessato. Scrivila per una persona. Se è autentica per una persona, sarà autentica per tutti.

Analisi del capitolato e Risk management  

L’analisi del capitolato comporta una prima valutazione dei parametri per l’eventuale partecipazione alla gara: 

• Valutazione dei requisiti aziendali  

• Valutazione dei requisiti tecnici 

• Valutazione economica 

• Valutazione sociale 

L’ufficio gare raccoglie tutta la documentazione indispensabile per la valutazione (bando, capitolato d’appalto, disciplinare tecnico e allegati) nel M3 PG 01 Scheda appalti e compila il modulo M1 S PG 01 Pianificazione della progettazione e dell’offerta.  

La valutazione economica è effettuata dall’ufficio gare in collaborazione con la Direzione del Consorzio. 

Se la valutazione dei principali parametri economici da esito positivo si passa alla fase successiva. 

La valutazione tecnica comporta una verifica delle effettive risorse richieste dal committente e dalle risorse disponibili nella rete degli associati, potenziali affidatari del servizio.  

La valutazione istituzionale ha lo scopo di verificare che il consorzio ed eventuali suoi associati abbiano i requisiti richiesti nel bando per la partecipazione alla gara. 

La valutazione etica deve verificare che le richieste del committente siano coerenti con i valori e la politica del Consorzio. 

L’esito di queste valutazioni è formalizzato sul modulo PG 01 Pianificazione della progettazione e dell’offerta. 

Valutazione impatti ambientali, impatti SSL, rischi 231  

Trasversalmente alla valutazione economica e tecnica si calcolano i rischi dovuti agli impatti ambientali e agli impatti relativi alla salute e sicurezza sul lavoro, e della gestione degli stessi si stimano eventuali costi 

L’ufficio gare compila il modulo M1 S PG 01 Pianificazione della progettazione e dell’offerta.  

La valutazione economica è effettuata dall’ufficio gare in collaborazione con la Direzione.  

Se la valutazione dei principali parametri economici da esito positivo si passa alla fase successiva. 

Individuazione dei soggetti affidatari  

Durante la fase precedente sono stati ipotizzati i possibili soggetti affidatari del servizio. 

Al fine di essere soggetti affidatari del servizio le cooperative devono rispondere ai seguenti requisiti: 

• aver aderito al consorzio Naos ed essere in regola con il pagamento delle quote. 

• Aver superato positivamente la fase di accreditamento tra i fornitori affidatari. 

• Aver conseguito la certificazione ISO 9001 o aver avviato il percorso di certificazione, oppure aver acconsentito all’adozione del sistema del consorzio. 

• Essere in regola con l’aggiornamento della banca dati documentale del Consorzio Naos (M3 PG 01) 

• Essere in regola con i requisiti dell’art. 26 del D.lgs. 81-08 

 

Studio di fattibilità  

Con i soggetti individuati l’ufficio gare del consorzio Naos definisce i termini dei contratti tra consorzio e associati, individua i collaboratori che devono curare parte della redazione del progetto o dell’offerta, individua eventuali fornitori esterni necessari alla partecipazione alla gara (es. società erogatrice della fideiussione, assicurazioni... etc.). 

Qualora sia richiesto dall’ente committente o necessario all’ufficio gare si effettua un sopraluogo: l’esito dello stesso è formalizzato sul modulo M2 S PG 01 modulo sopraluogo. 

A fronte di un accordo definito tra consorzio e affidatari si avvia la fase raccolta documentazione amministrativa, di progettazione (se richiesta dal capitolato) e di redazione dell’offerta

Pianificazione della progettazione e responsabilità  

L’ufficio gare formalizza l’esito dello studio di fattibilità sul modulo M1 S PG 01 Pianificazione della progettazione e dell’offerta.   

Il modulo M1 S PG 01, diventa la vera e propria istruzione di lavoro per la definizione di questa attività, infatti lo stesso funziona 

• come lista di controllo della documentazione, 

• come matrice delle responsabilità, 

• come strumento della definizione dei tempi e delle scadenze da rispettare. 

Il rispetto della pianificazione è di responsabilità dell’Ufficio gare. 

La redazione del progetto è di responsabilità dell’Ufficio gare (il quale recepisce tutta la documentazione necessaria) e delle risorse da esso individuate. 

 

1. Redazione del progetto  

Qualora richiesto dal capitolato di gara si procede ala predisposizione del progetto.  

Il progetto finale viene quindi riconsegnato alla Direzione secondo i tempi stabiliti per la fase di riesame e verifica del progetto.  

 

1. Recepimento di tutti gli Input  

Sono input della progettazione: 

• i moduli M 01 S ed M 02 S PG 01 e le informazioni recepite durante l’analisi delle opportunità di mercato; 

• Il capitolato d’appalto e il relativo bando; 

• valutazioni provenienti da progetti simili già realizzati; 

• informazioni ricevute dalla consorziata; 

• vincoli normativi specifici del settore; 

• informazioni provenienti da eventuali incontri con attori del territorio; 

• dati reperibili sul sito dell’Ente committente; 

 

1. Output  

Sono output della progettazione: 

• La documentazione che definisce il piano delle risorse tecniche, umane e finanziarie.  

• I costi dell’erogazione del servizio progettato (vedi offerta). 

• La documentazione che definisce destinatari, infrastrutture, risorse umane, tempi e le modalità di effettuazione e realizzazione del progetto e la pianificazione e programmazione degli approvvigionamenti per la produzione e l’erogazione del servizio. 

• Strumenti di valutazione del servizio erogato. 

• L’eventuale piano di formazione e riqualifica delle risorse umane coinvolte. 

 

1. Riesame e verifica del progetto  

Durante o al termine della redazione del/i progetto/i si passa al Riesame della Progettazione ed alla sua verifica. 

Il Riesame e la verifica sono compiti della Direzione. 

Nell’attività di riesame si valuta: 

• il rispetto di vincoli normativi di settore; 

• idoneità della documentazione acquisita; 

• livello di raggiungimento degli obiettivi; 

• capacità del Consorzio Naos e degli affidatari di erogare il servizio progettato (know-how, infrastrutture, Risorse umane); 

• livello qualitativo dell’azione progettata; 

• il corretto flusso delle informazioni tra le diverse funzioni organizzative; 

Nell’attività di verifica si valuta:  

• La coerenza con l’analisi del capitolato; 

• Lo stato di avanzamento del lavoro di progettazione (M1 S PG 01); 

• L’effettivo raggiungimento degli obiettivi previsti dalla committenza o i requisiti descritti nella direttiva dell’ente committente; 

• Comparazione con progetti simili; 

• Valutazioni relative a non conformità e/o reclami; 

• La coerenza costi/ricavi con le Risorse previste dal progetto; 

L’esito del riesame e della verifica viene formalizzato dalla Direzione nel  modulo M1 S PG 01 Pianificazione della progettazione e dell’offerta. 

Se l’esito del riesame o della verifica è negativo il progetto viene rinviato al progettista dell’Ufficio Gare  con le note di accompagnamento riportate nel modulo Pianificazione della progettazione e dell’offerta. 

 

1. Validazione del progetto  

Al termine della redazione del progetto si apre la fase di validazione dello stesso curata dalla Direzione che opera riunendosi con il responsabile della redazione del Progetto. 

La fase finale di validazione si chiuderà dopo circa 30 giorni dalla effettiva erogazione del servizio. 

Nella fase iniziale, vengono effettuate le verifica di congruenza tra le aspettative del cliente e le effettive risposte che l’erogazione di questo progetto può soddisfare.  

Per effettuare queste verifiche si procede a: 

• Confronto con progetti analoghi già in fase di erogazione. 

• Esito del punteggio attribuito al progetto dalla committenza 

• Eventuale valutazione da consulenti esterni nel caso di particolare complessità del progetti. 

• Valutazione dei primi 30 giorni di erogazione. 

Nel caso le verifiche siano negative vengono segnalate i punti di criticità su copia del progetto stesso.  

Se le criticità vengono superate si verbalizzano con note a piè di pagina del progetto. Se la validazione ha avuto esito negativo da parte del committente si procede all’archiviazione dello stesso.  

Nel caso di esito positivo della validazione, la Direzione provvede alla archiviazione del progetto nel dossier commessa del cliente.  

L’esito della validazione della progettazione è formalizzata sul modulo M1 S PG 01. 

 

1. Modifiche della progettazione   

Nel caso in cui nelle fasi di riesame, verifica e Validazione delle progettazioni siano stati previste delle modifiche al progetto, le stesse devono avere visibilità ed essere formalizzate sul modulo “Pianificazione della progettazione e dell’offerta”. Nel caso in cui le modifiche stesse siano di rilevanza tale da comportare l’integrazione di documentazione o il recepimento di documenti, gli stessi vengono allegati al modulo e conservati nel dossier corso. 

Redazione dell’offerta  

La Direzione, preso atto dei risultati dello studio di fattibilità, formalizzati sul modulo  M1 S PG 01 Pianificazione della progettazione e dell’offerta, decide se dar seguito all’offerta al cliente.  

In caso di esito positivo si avvia la redazione dell’offerta (e dell’eventuale progetto, se richiesto),  secondo le prescrizioni eventuali del committente. 

Un’offerta commerciale deve sempre rispondere ai seguenti requisiti: 

• Data e luogo di emissione dell’offerta 

• Periodo e luogo dell’erogazione del servizio 

• Tipo di servizio erogato  

• Tempi per l’erogazione del servizio  

• Prezzo  

• Tempi e modalità di pagamento 

• Tempo di validità dell’offerta 

• Interlocutori del cliente per gli aspetti tecnologici, commerciali e qualitativi (nome, funzione, telefono, fax, e-mail)  

L’offerta, così redatta, è valutata e validata dal Presidente rappresentante legale della Consorzio Naos, che appone la propria firma in calce alla stessa. 

L’Ufficio Gare inoltra l’offerta al committente, secondo quanto previsto dal bando di gara, e archivia l’offerta con relativa documentazione. 

Analisi esito offerta e contratto con il committente  

Entro i termini previsti dal bando di gara devono essere noti gli esiti dell’offerta. 

Qualora l’esito dell’offerta sia positivo deve pervenire alla Direzione l’aggiudicazione della gara.  

La stazione appaltante, nei termini previsti dal capitolato di gara predisporrà il contratto, che sarà da sottoscrivere dalle parti.  

. Ha valore di contratto:  

1. Offerta inviata da Naos e controfirmata dal committente. 

2. Convenzione con Ente pubblico (o privato) a seguito di determina. 

3. Concessione. 

4. Contratto di aggiudicazione del servizio. 

Perché le tipologie elencate siano effettivamente riconosciute come contratti devono avere le seguenti caratteristiche: 

• Devono riportare la tipologia del servizio richiesto. 

• Devono riportare le modalità di esecuzione (tempi, luoghi, durata). 

• Devono riportare tutti gli elementi relativi al processo di fatturazione (tempi, modalità di pagamento, importo). 

• Devono riportare i nominativi del responsabile della procedura per conto del committente. 

Ciò che assume forma di contratto viene pertanto archiviato presso la segreteria di Direzione nel dossier contratti.  

Verifica scostamenti offerta – contratto  

La prima operazione che viene effettuata a cura della direzione è la verifica degli eventuali scostamenti tra l’offerta inviata e la proposta di contratto del committente.  

Qualora esistessero scostamenti si riavvia la fase di comunicazione con il committente al fine di azzerare gli scostamenti stessi.  

Qualora non fosse possibile si procede ad una eventuale nuova offerta o all’archiviazione della pratica con dicitura di esito negativo  

Verifica requisiti e accettazione del contratto  

Qualora ci fosse coerenza tra offerta e contratto proposto dal committente vengono riverificati i requisiti del servizio da erogare, al fine di confermare la disponibilità. 

A seguito degli esiti positivi delle verifiche da parte della Direzione, il contratto viene archiviato a cura dell’Ufficio gare. 

 

Modifiche al contratto   

Per modifiche al contratto di piccola entità è possibile apportare le relative correzioni manoscritte sul contratto stesso, con la firma del Committente e del Legale Rappresentante; per modifiche sostanziali è necessario procedere ad una nuova stesura con le modalità descritte in precedenza. 

Soltanto a risoluzione avvenuta delle modifiche si ritiene conclusa l’attività di riesame del contratto e ne viene data evidenza archiviando il nuovo contratto modificato e approvato sia dal Committente che dal Legale Rappresentante del Consorzio, unitamente alla copia superata del Contratto che deve riportare la dicitura annullato, la data di annullamento e la firma del Legale Rappresentante. 

Modifiche servizio  

Eventuali modifiche al servizio che prevedano sostanziali mutamenti devono essere concordati tra le parti e determinare modifiche del contratto secondo quanto sopra descritto. 

Gestione reclami  

Eventuali reclami relativi ad aspetti specifici del contratto devono in copia essere allegati allo stesso e trattati secondo quanto previsto dalla processo di “rilevazione della soddisfazione del cliente”. 

Esito gare non andate a buon fine  

Nel caso di gare perse, l’ufficio gare provvede comunque all’archiviazione della relativa documentazione, integrata con i dati di esito della gara.  

Interruzione pagina  

Servizi acquisiti dalle cooperative consorziate  

Le cooperative consorziate, che condividono il Sistema di Gestione integrato del consorzio, devono prevedere una analoga procedura di Analisi del mercato, Progettazione, offerta e contratto, coerente con i requisiti della norma UNI EN ISO 9001, al fine di poter dare evidenza al consorzio NAOS del controllo di questi processi.  

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